Пути повышения эффективности проведения служебных совещаний в управленческой деятельности правоохранительных органов

JOURNAL: « SCIENTIFIC NOTES OF V.I. VERNADSKY CRIMEAN FEDERAL UNIVERSITY. JURIDICAL SCIENCE»,

SECTION:

Publication text (PDF)

Бубнова Ю. Г.

Ученые записки Крымского федерального университета имени В. И. Вернадского Юридические науки. – 2023. – Т. 9 (75). № 2. – С. 289–293.

УДК 347.72.036.03

ПУТИ ПОВЫШЕНИЯ ЭФФЕКТИВНОСТИ ПРОВЕДЕНИЯ СЛУЖЕБНЫХ СОВЕЩАНИЙ В УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ПРАВООХРАНИТЕЛЬНЫХ ОРГАНОВ

Бубнова Ю. Г.

Владимирский юридический институт ФСИН России, г. Владимир

Вопросы управленческой деятельности всегда привлекали внимание не только ученых в области менеджмента, но и практиков во всех сферах социального управления. Проблемы совершенствования управленческой деятельности являются одним из актуальных вопросов в сфере управления правоохра-нительными органами, а именно органов Федеральной службы исполнения наказаний. Центральное место в управленческом процессе отводится формам принятия управленческих решений, причем как индивидуальным, так и коллективным способами. Наиболее распространённым инструментом при принятии коллективного решения является проведение служебного совещания. Цель проведенного исследования заключалась в попытке сформулировать предложения для оптимизации организации работы совещаний при начальнике территориального органа ФСИН России. Для достижения постав-ленной цели необходимо было решить следующие задачи: сформулировать критерии эффективности проведения служебного совещания; проанализировать нормативные правовые акты, регламентирую-щие порядок проведение служебных совещаний, выявить имеющиеся несоответствия, сформулировать предложения по их устранению. В рамках данного исследования были использованы предложений практических работников территориальных органа ФСИН России.

Результаты работы позволили сделать вывод о том, что оптимизация лежит в основе любой орга-низационной структуры независимо от применяющихся критериев и действующей системы ограниче-ний. В целях совершенствования эффективности порядка проведения совещаний, необходимо исполь-зовать современные методы управления персоналом, учитывать, возможно-допустимые, экономиче-ские и моральные потери, устранить имеющиеся несоответствия в ведомственные нормативные право-вые акты.

Ключевые слова: совещание, эффективность, делегирование, повестка дня, продолжительность, периодичность, срок исполнения, уголовно-исполнительная система.

  • современных условиях развития нашего общества, все больше внимания при-влекают вопросы, связанные с процессом совершенствования управленческой дея-тельности. По мнению П. Друкера, влиятельного специалиста в области менедж-мента, именно управление позволяет обеспечить определенную организационную структуру, поддержать режим ее деятельности и реализацию целей [3], превратить неорганизованную толпу в эффективную целенаправленную группу. Не являются исключением в этом вопросе и правоохранительные структуры нашего государства, деятельность которых направлена на обеспечение порядка, безопасности, охраны собственности, реализацию прав и свобод человека и гражданина, а значит, требуют более детального изучения.

Особое внимание в процессе осуществления управленческой деятельности уде-ляется вопросам принятия управленческих решений, причем как индивидуальным, так и коллективным способами. К наиболее распространённому методу совместного обсуждения проблем и поиска решений относится проведение совещаний [4]. Уме-ния грамотно организовывать и проводить служебные совещания являются показа-телем оценивания профессиональной компетентности руководителя [10].

Коллегиальные формы обсуждения проблемных вопросов с целью принятия управленческих решений компетентными и ответственными должностными лицами

289

Пути повышения эффективности проведения…

активно применяются в правоохранительных органах.

Цель нашего исследования сформулировать предложения для оптимизации орга-низации работы совещаний на примере Федеральной службе исполнения наказаний (далее – ФСИН России).

    • сожалению, результаты запросов в территориальные органы ФСИН России [7]
  • анализ имеющихся нормативных правовых актов, регулирующих порядок органи-зации и проведения совещаний, позволил выявить ряд недостатков, требующих об-суждения и возможного устранения.

В качестве критериев оценки эффективности проведения служебного совещания, необходимо выделить следующие: количество рассматриваемых вопросов (повестка дня), продолжительность проводимого совещания, периодичность проведения, срок исполнения решения.

В первую очередь, учитывая общую загруженность руководителя предлагается задействовать один из инструментов в сфере управления персоналом – делегирова-ние. Суть данного метода заключается в передаче руководителем части своих слу-жебных функций, прав и ответственности подчиненным без активного вмешатель-ства в их действия. Роль метода делегирования полномочий в управлении столь ве-лика, что многие исследователи и практики склонны рассматривать его как отдель-ный принцип управления. По мнению доктора военных наук, профессора В. Г. Бу-лавчика, «главная практическая ценность делегирования полномочий состоит в том, что руководитель освобождает свое время от менее сложных повседневных дел, ру-тинных операций и может сконцентрировать свои усилия на решении задач более сложного управленческого уровня. При этом полностью обеспечивается соблюде-ние нормы управляемости. Одновременно этот метод является целенаправленной формой повышения квалификации сотрудников, способствует мотивации их труда, проявлению инициативы и самостоятельности» [1]. Развивать профессиональные способности, мастерство подчиненного – это одна из наиболее важных задач руко-водителя, с точки зрения социального управления [5]. Иными словами, правильная организация делегирования позволяет высвободить время руководителя для реше-ния особо важных задач, стоящих перед организацией, а значит, более рационально использовать рабочее время. Например, в указаниях ФСИН России (решения колле-гии, протоколы совещаний, планы, обзоры, указания), поступающих в территори-альные органы ФСИН России, требуется рассмотреть на совещании у начальника такие вопросы, как: психологическое сопровождение УФИЦ; организация режима, надзора и профилактика побегов; о состоянии работы в сфере профилактики чрез-вычайных и дорожно-транспортных происшествий и т.д.

Рассмотрение указанных вопросов значительно увеличивает рабочее время руко-водителя, отведенное на участие в совещаниях. При этом в соответствии с подп. 2 п. 19 Типового положения о территориальном органе Федеральной службы исполне-ния наказаний, утвержденного приказом Министерства юстиции РФ от 01.04.2015 № 77 [9], в полномочия начальника территориального органа ФСИН России входит распределение обязанностей между своими заместителями, определение их полно-мочий по решению ими оперативных, организационно-штатных, кадровых, финан-совых, производственно-хозяйственных и иных вопросов, относящихся к компетен-ции территориального органа, и утверждение положений, составов совещательных органов. Следовательно, начальник территориального органа ФСИН России может

Бубнова Ю. Г.

поручить рассмотрение конкретных вопросов своим заместителям по соответству-ющим направлениям деятельности с привлечением заинтересованных должностных лиц. Исходя из этого, состав совещания должен быть сформирован из постоянно действующих участников совещания, таких как начальник территориального органа и его заместители.

Еще один важный вопрос, которому большинство руководителей не уделяют должного внимания, касается стоимости совещания. Она определяется числом участников совещания, его продолжительностью и часовой тарифной ставкой каж-дого участника [8]. Расчет производится по формуле:

где С – стоимость совещания, руб.; N – число участников, чел.; Т – длительность совещания, ч.; Зср – среднемесячная зарплата участников, руб.; Тр. ср – среднее число рабочих часов в месяц; 1 – коэффициент скрытых потерь, связанных с уча-стием в совещании. Следует отметить, что научные исследования, посвященные подсчетам экономических и моральных потерь при проведении совещаний, практи-чески отсутствуют, однако вопросы, связанные с экономией бюджета, всегда были актуальными. Экономически грамотный руководитель должен заботиться об эконо-мии времени и тщательно обдумывать повестку дня. Установить четкие временные рамки для проведения совещаний на разных управленческих уровнях не представ-ляется возможным. Время, затраченное, на обсуждение вопросов, зависит от раз-личных составляющих: их важности, уровня подготовки участников совещания, полноты используемой информации и т. д. Однако с точки зрения науки управления

  • практики проведения подобного рода мероприятий можно предложить оптималь-ную продолжительность совещания: оперативного совещания – 20–30 мин., посто-янно действующего совещания с насыщенной повесткой – не более 2 ч. Продолжи-тельность такого рода мероприятий является одним из факторов восприятия ин-формации. Например, через 30–40 мин. работы у участников совещания может начать ослабевать внимание, спустя 45–60 мин. – появляются шум, лишние движе-ния, возникают разговоры, через 70–80 мин. – ощущается физическая усталость, а после 80–90 мин. работы внимание и интерес к обсуждаемым проблемам и вопро-сам практически пропадают. Через два часа непрерывной работы большинству участников служебного совещания становится безразлично, как решится вопрос, и сотрудники готовы на все, чтобы быстрее разойтись [2, с. 332].

Еще одной проблемой является отсутствие срока рассмотрения обозначенных в указаниях ФСИН России вопросов. В частности, в поступающих в территориальные органы ФСИН России указаниях ФСИН России (решения коллегии, протоколы со-вещаний, планы, обзоры, указания) о рассмотрении какого-либо вопроса нет сведе-ний о дальнейшем его исполнении, так как не указан срок окончания его рассмотре-ния. При этом в соответствии с требованиями п. 199 Инструкции по делопроизвод-ству в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы [6] приостанавли-вать исполнение контрольных документов, продлевать срок их исполнения, а также отменять поручения имеют право только авторы данных документов. В результате территориальные органы ФСИН России вынуждены рассматривать данные вопро-сы, даже если некоторые из этих вопросов не обладают актуальностью.

291

Пути повышения эффективности проведения…

Таким образом, при проведении совещаний необходимо учитывать экономиче-ские и временные ресурсы. В целях приведения организации совещаний у началь-ников территориальных органов ФСИН России к единообразию предлагается:

  1. установить график проведения совещаний у начальника территориального ор-гана ФСИН России, например, один раз в неделю или не реже двух раз в месяц;
  2. учитывая занятость работников на всех уровнях, большое количество совеща-ний, проводимых центральным аппаратом ФСИН России в режиме видео-конференц-связи, установить временной регламент для проведения совещаний, например, не более двух часов;
  3. рассмотреть вопрос о рекомендации соответствующим структурным подраз-делениям ФСИН России ежегодно (или раз в полугодие) издавать перечень вопро-сов, подлежащих обязательному рассмотрению на совещаниях у начальников тер-риториальных органов ФСИН России на планируемый год (полугодие), в целях ак-туализации и исключения дублирования рассматриваемых вопросов;
  4. в случае отсутствия в распорядительном документе конкретного срока испол-нения ограничить срок действия указания астрономическим годом, начиная с даты регистрации (или утверждения). При планировании перечня вопросов, подлежащих рассмотрению на совещаниях у начальников территориальных органов ФСИН Рос-сии, рекомендуется учитывать предложения, поступающие из данных органов. Для получения максимально эффективного результата от оптимизации организации ра-боты совещаний у начальников территориальных органов ФСИН России необходи-мо проводить ежегодный мониторинг рабочего времени указанных руководителей, затраченного на участие в совещаниях, а также анализ состава участников конкрет-ных совещаний и степень отношения поднимаемых вопросов на совещаниях к направлениям деятельности конкретных сотрудников, задействованных в этих со-вещаниях;
  5. в целях реализации единого подхода к организации работы совещания у начальника территориального органа ФСИН России и приведения к единообразию наименования локального акта, регулирующего организацию совещания у началь-ника территориального органа, утвердить типовой Регламент совещания у началь-ника территориального органа ФСИН России.

Список литературы:

1. Булавчик В. Г. Управленческая практика в правоохранительной деятельности // Научный журнал

НИУ ИТМО. Серия «Экономика и экологический менеджмент». 2014. № 1. http://economics.ihbt.ifmo.ru/ru/journal/413/journal_413.htm

2. Веснин В. Р Практический менеджмент персонала [Текст] : Пособие по кадровой работе / В. Р. Вес-

нин. — Москва : Юристъ, 1998. — 495 с.

3. Друкер, Питер, Ф., Макьярелло, Джозеф А. Менеджмент.: Пер. с англ. — М .: ООО “И.Д. Вильямс»,

2010 — 704 с.

4. Евтихов О.В. Управление персоналом организации: учеб. Пособие / О.В. Евтихов. — М.:. ИНФА-М,

2019. 247 с.

5. Кнорринг В.И. –Теория, практика и искусство управления, Учебник для вузов по специальности «Менеджмент». – 2-е изд. Изм. и доп. – М.: Издательство НОРМА, 2001 – 528 с.

6. Об утверждении Инструкции по делопроизводству в учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы : приказ ФСИН России от 10 авг. 2011 г. № 463 // Ведомости уголовно-исполнительной системы». – 2011. – № 11.

7. Кочкина О.В., Тябина Ю.А. К вопросу об организации работы совещаний у начальников территори-альных органов Федеральной службы исполнения наказаний // Административное право и процесс. 2022. № 11. С. 65 — 67.

Бубнова Ю. Г.

8. Панфилова А. П. Деловая коммуникация в профессиональной деятельности : [Учеб. пособие] / А. П. Панфилова; С.-Петерб. ин-т внешнеэкон. связей, экономики и права, О-во «Знание» Санкт-Петербурга и Ленингр. обл. — СПб. : О-во «Знание» СПб. и Ленингр. обл. : Союз, 2001. – 493 с.

9.Приказ Минюста России от 01.04.2015 № 77 (ред. от 24.10.2022) «Об утверждении Типового положе-ния о территориальном органе Федеральной службы исполнения наказаний» (Зарегистрировано в Ми-нюсте России 07.04.2015 N 36753) // «Бюллетень нормативных актов федеральных органов исполни-тельной власти», № 36, 07.09.2015.

  1. Урбанович А.А. Психология управления: учебное пособие. Мн.: Харвест, 2003. 640 с. http://ipkfp.nspu.ru/file.php/1/Urbanovich_Psikhologija_upravlenija.pdf

Yu. G. Bubnovа. Ways to improve the efficiency of holding office meetings in the management activ-ities of law enforcement agencies // Scientific notes of V. I. Vernadsky crimean federal university. Juridical science. – 2023. – Т. 9 (75). № 2. – Р. 289–293.

Management issues have always attracted the attention of not only management scientists but also practi-tioners in all areas of social management. The problems of improving management activities are one of the topical issues in the field of law enforcement management, namely, the bodies of the Federal Penitentiary Service. The central place in the management process is given to the forms of managerial decision -making, both individually and collectively. The most common tool for making a collective decision is holding an office meeting. The purpose of the study was to try to formulate proposals for optimizing the organization of meet-ings under the head of the territorial body of the Federal Penitentiary Service of Russia. In order to achieve this goal, it was necessary to solve the following tasks: formulate criteria for the effectiveness of holding an office meeting; analyze regulatory legal acts regulating the procedure for holding office meetings, identify existing inconsistencies, formulate proposals for their elimination. Within the framework of this study, the proposals of practitioners of the territorial bodies of the Federal Penitentiary Service of Russia were used. The results of the work allowed us to conclude that optimization is the basis of any organizational structure, re-gardless of the criteria applied and the current system of restrictions. In order to improve the efficiency of the procedure for holding meetings, it is necessary to use modern methods of personnel management, take into account, possibly permissible, economic and moral losses, eliminate existing inconsistencies in departmental regulatory legal acts.

Keywords: meeting, efficiency, delegation, agenda, duration, frequency, term of execution, penal en-forcement system.

Spisok literatury:

  1. Bulavchik V. G. Upravlencheskaya praktika v pravoohranitel’noj deyatel’nosti // Nauchnyj zhurnal NIU

ITMO. Seriya «Ekonomika i ekologicheskij menedzhment». 2014. № 1. http://economics.ihbt.ifmo.ru/ru/journal/413/journal_413.htm

  1. Vesnin V. R Prakticheskij menedzhment personala [Tekst] : Posobie po kadrovoj rabote / V. R. Vesnin. — Moskva : YUrist», 1998. — 495 s.
  2. Druker, Piter, F., Mak’yarello, Dzhozef A. Menedzhment.: Per. s angl. — M .: OOO “I.D. Vil’yams», 2010

— 704 s.

  1. Evtihov O.V. Upravlenie personalom organizacii: ucheb. Posobie / O.V. Evtihov. — M.:. INFA-M, 2019.
  2. s.
  3. Knorring V.I. –Teoriya, praktika i iskusstvo upravleniya, Uchebnik dlya vuzov po special’nosti «Menedzhment». – 2-e izd. Izm. i dop. – M.: Izdatel’stvo NORMA, 2001 – 528 s.
  4. Ob utverzhdenii Instrukcii po deloproizvodstvu v uchrezhdeniyah i organah ugolovno-ispolnitel’noj siste-my: prikaz FSIN Rossii ot 10 avg. 2011g. № 463 // Vedomosti ugolovno-ispolnitel’noj sistemy». 2011. № 11.
  5. Kochkina O.V., Tyabina YU.A. K voprosu ob organizacii raboty soveshchanij u nachal’nikov territorial’nyh organov Federal’noj sluzhby ispolneniya nakazanij // Administrativnoe pravo i process. 2022. №
  6. S. 65 — 67.
  7. Panfilova A. P. Delovaya kommunikaciya v professional’noj deyatel’nosti : [Ucheb. posobie] / A. P. Panfilova; S.-Peterb. in-t vneshneekon. svyazej, ekonomiki i prava, O-vo «Znanie» Sankt-Peterburga i Leningr. obl. — SPb. : O-vo «Znanie» SPb. i Leningr. obl. : Soyuz, 2001. – 493 s.
  8. Prikaz Minyusta Rossii ot 01.04.2015 № 77 (red. ot 24.10.2022) «Ob utverzhdenii Tipovogo polozheniya o territorial’nom organe Federal’noj sluzhby ispolneniya nakazanij» (Zaregistrirovano v Minyuste Rossii 07.04.2015 N 36753) // «Byulleten’ normativnyh aktov federal’nyh organov ispolnitel’noj vlasti», № 36,

07.09.2015.

  1. Urbanovich A.A. Psihologiya upravleniya: uchebnoe posobie. Mn.: Harvest, 2003. 640 s. http://ipkfp.nspu.ru/file.php/1/Urbanovich_Psikhologija_upravlenija.pdf

.

293